Mandantenaufnahme.

Verantwortlicher

SPRAFKE.LEGAL // KARLSRUHE, SEMINARSTR. 11, 76133 KARLSRUHE, Telefon +49 721 60320040, E-Mail kontakt@sprafke.legal.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG liegen nicht vor. Fragen zum Datenschutz richten Sie an kontakt@sprafke.legal.

Zuständige Berufsaufsicht: Rechtsanwaltskammer Karlsruhe.

Welche Daten wir verarbeiten

Pflichtangaben sind Vor- und Nachname, Ihre Anschrift, Ihre Mobilnummer und Ihre E-Mail-Adresse. Anrede und Titel sind freiwillig. Wir erheben bewusst keine weiteren Stammdaten über dieses Formular; alles Übrige klären wir im persönlichen Gespräch.

Freiwillig sind außerdem Ihre Mitteilung im Textfeld und die Unterlagen, die Sie hochladen. Diese können Angaben zu strafrechtlichen Vorwürfen und andere besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO enthalten, etwa Gesundheitsdaten. Laden Sie nur hoch, was Sie uns tatsächlich zeigen möchten.

Beim Aufruf der Seite verarbeitet der Webserver technische Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, Browserkennung). Sie dienen dem Nachweis Ihrer Einwilligung und der Abwehr von Missbrauch.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Anbahnung, Begründung und Durchführung des Mandats, einschließlich Aktenanlage, Kollisionsprüfung, Korrespondenz und Abrechnung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit Daten Dritter betroffen sind, etwa der Gegenseite oder von Zeugen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere in hochgeladenen Unterlagen: Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO (Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen), ergänzend Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Erfüllung gesetzlicher Pflichten aus BRAO, BORA, RVG, Geldwäschegesetz sowie steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Berufsrechtlicher Rahmen: Die Verarbeitung erfolgt unter Beachtung der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht (§ 43a Abs. 2 BRAO, § 2 BORA, § 203 StGB) und der Vorgaben des § 43e BRAO für die Inanspruchnahme von Dienstleistern.

Soweit Sie unten eine Einwilligung erteilen, ist Rechtsgrundlage insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Diese Einwilligungen sind freiwillig, für das Mandat nicht erforderlich, und ihre Verweigerung hat keine Nachteile.

Eingesetzte Dienstleister und Software

Wir nennen die eingesetzten Dienste offen, damit Sie wissen, wer technisch mit Ihren Daten in Berührung kommt.

Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO

• Microsoft 365 – Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, Irland E-Mail, Kalender, Kontakte, Textverarbeitung und Dokumentenablage Rechenzentren in der EU, Konzernmutter in den USA KI-Funktionen werden nur eingesetzt, soweit sie ausdrücklich aktiviert sind. Datenschutzerklärung ansehen
• RA-MICRO – RA-MICRO Software AG, Berlin Kanzleisoftware: Aktenverwaltung, Fristen, Schriftverkehr, Abrechnung Deutschland Datenschutzerklärung ansehen
• Anthropic – Anthropic PBC, San Francisco, USA KI-gestützte Unterstützung bei Recherche, Strukturierung und Entwurfsarbeiten USA; Übermittlung auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO Vertraglich ausgeschlossen ist, dass Inhalte zum Training von KI-Modellen verwendet werden. Der Einsatz erfolgt nur, wenn Sie unten zugestimmt haben. Datenschutzerklärung ansehen
• Plaud – Plaud AI Aufzeichnung von Telefonaten und Besprechungen sowie deren automatisierte Verschriftung USA; Übermittlung auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO Die Verschriftung und Zusammenfassung erfolgt KI-gestützt. Der Einsatz erfolgt nur, wenn Sie der Aufzeichnung zugestimmt haben. Datenschutzerklärung ansehen
• sipgate Teams – sipgate GmbH, Düsseldorf Telefonanlage der Kanzlei, Anrufweiterleitung, Voicemail, Aufzeichnung und Verschriftung von Gesprächen. Deutschland Enthält KI-Funktionen, etwa die Aufzeichnung und Verschriftung von Telefonaten und Sprachnachrichten. Datenschutzerklärung ansehen
• satellite – sipgate GmbH, Düsseldorf mobile Erreichbarkeit der Kanzlei über eine App-Rufnummer Deutschland Enthält KI-Funktionen, etwa die Aufzeichnung und Verschriftung von Telefonaten und Sprachnachrichten. Datenschutzerklärung ansehen

Software ohne Datenzugriff des Anbieters

• Synology Drive Client – Synology Inc. / Synology GmbH, Düsseldorf Abgleich der Kanzleidaten mit dem kanzleieigenen Speichersystem Die Daten bleiben auf dem Server der Kanzlei; der Anbieter hat keinen Zugriff auf die Inhalte. Datenschutzerklärung ansehen
• Cryptomator – Skymatic GmbH, Bonn Verschlüsselung von Dateien auf den Geräten der Kanzlei, bevor sie in einen Cloudspeicher gelangen Die Verschlüsselung läuft auf dem Kanzleigerät; der Anbieter hat keinen Zugriff auf die Inhalte oder Schlüssel. Datenschutzerklärung ansehen

Bei Übermittlungen in die USA erfolgt die Absicherung über Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO oder, soweit das Unternehmen zertifiziert ist, über den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework. Sie können die Vertragsgrundlagen bei uns anfordern.

Diese Aufstellung wird bei Änderungen im Kanzleibestand fortgeschrieben. Die jeweils gültige Fassung ist oben durch Fassungsnummer und Datum gekennzeichnet.

Weitere Empfänger

Über die genannten Dienstleister hinaus erfolgt eine Weitergabe nur, soweit sie zur Durchführung des Mandats erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Empfänger können dann sein: Gerichte, Staatsanwaltschaften und Behörden, die Gegenseite und deren Bevollmächtigte, Sachverständige, Rechtsschutz- und Haftpflichtversicherer, Zustellungs- und Postdienstleister sowie Steuerberatung und Bank im Rahmen der Abrechnung.

Speicherdauer

Dieses Formular speichert nichts auf dem Webserver. Ihre Angaben und Ihre Dateien werden unmittelbar nach dem Absenden verschlüsselt an das Kanzleipostfach übertragen und auf dem Server gelöscht.

Handakten werden nach § 50 Abs. 1 BRAO sechs Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres aufbewahrt, in dem das Mandat beendet wurde. Unterlagen mit steuerlicher Relevanz bewahren wir nach § 147 AO und § 257 HGB bis zu zehn Jahre auf.

Angaben, die nicht zu einem Mandat führen, löschen wir spätestens sechs Monate nach der letzten Kontaktaufnahme. Der Nachweis Ihrer Einwilligung wird für deren Dauer und drei Jahre darüber hinaus aufbewahrt (Art. 7 Abs. 1 DSGVO).

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen (Art. 21 DSGVO). Diese Rechte können durch die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht und gesetzliche Aufbewahrungspflichten begrenzt sein.

Jede erteilte Einwilligung und jede Entbindung von der Verschwiegenheitspflicht können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen, zum Beispiel per E-Mail an . Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren; für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

Bereitstellung der Daten, automatisierte Entscheidungen

Die als Pflichtfeld gekennzeichneten Angaben benötigen wir, um Sie erreichen und die gesetzlich vorgeschriebene Kollisions- und Identitätsprüfung durchführen zu können. Ohne diese Angaben können wir nicht tätig werden. Alle übrigen Angaben und der Datei-Upload sind freiwillig.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profilbildung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. KI-gestützte Werkzeuge dienen der Vorbereitung; jede rechtliche Bewertung und jede Entscheidung im Mandat trifft der bearbeitende Rechtsanwalt.